Hiện nay, email chính là một trong những công cụ giao tiếp trực tuyến rất phổ biến được doanh nghiệp và người dùng sử dụng. Tuy nhiên vẫn còn nhiều cá nhân chưa biết cách viết mail chuyên nghiệp như thế nào? Để tìm hiểu câu trả lời chi tiết nhất, bạn đọc hãy khám phá thông qua nội dung bài viết sau đây nhé.
Cách viết mail có vai trò quan trọng như thế nào?
Mail hay email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua kết nối mạng giữa các thiết bị điện tử được viết tắt bởi cụm từ Electronic Mail. Với thời đại công nghệ bùng nổ như hiện nay, người dùng có thể gửi và nhận thư ở bất kỳ nơi đâu chỉ cần có Internet ổn định.
Ngày nay, Internet ngày càng phổ biến rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực nên email trở thành công cụ giao tiếp trực tuyến rất quan trọng. Điều này khiến nhiều người quan tâm đến cách viết mail thế nào cho có “văn hóa” và thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. Sau đây là những vai trò quan trọng của việc trình bày mail mà bạn đọc nên biết.
Thể hiện sự chuyên nghiệp
Đặc thù của email là văn viết chứ không phải văn nói nên những lỗi nhỏ thường gặp phải giống như lúc giao tiếp trực tiếp không thể chấp nhận được. Bởi vậy bạn phải học cách viết mail rõ ràng, rành mạch để người nhận cảm thấy sự chuyên nghiệp và thành ý mà mình muốn thể hiện.
Cách viết mail chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng người đọc
Cách trình bày mail rất quan trọng, nó thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Điều này khiến đối tác cảm thấy hài lòng về những thông tin mà bạn muốn truyền tải. Đây cũng trở thành vấn đề cốt lõi, tạo nên sự tin tưởng hơn với người đọc mà chúng ta mong muốn.
Viết mail thể hiện lên tính cách của người viết
Văn chương là điều có thể nói lên tính cách của con người. Bởi vậy cách viết mail sẽ thể hiện phần nào đó về cá nhân đã thực hiện. Trong đó, việc sai lỗi chính tả là điều tối kỳ dù với bất kỳ lý do nào. Trước khi viết bạn cũng cần xác định nội dung phù hợp với đối tượng và mình muốn gửi đến. Đây là những yếu tố rất cần thiết thể hiện sự tôn trọng với đối phương.
Khi nào cần viết mail?
Email là 1 trong những hình thức giao tiếp trực tuyến được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Bạn có thể dùng nó trong công việc, học tập, apply xin việc, apply internship/học bổng, báo cáo cấp trên, gửi đối tác. Cụ thể:
- Đối với sinh viên: Các bạn sẽ sử dụng mail khi xin thi lại, học lại, liên hệ với phòng CTSV, xin phản hồi về các thắc mắc có liên quan trong các vấn đề học tập.
- Trong công việc: Bạn sẽ sử dụng cách viết mail của mình để liên hệ với đồng nghiệp, cấp trên, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, liên hệ với đối tác và khách hàng.
- Trong cuộc sống hằng ngày: Chúng ta cũng dùng email khi muốn thông báo cho ai đó về một vấn đề quan trọng hoặc đơn giản chỉ là muốn liên lạc với người thân, bạn bè.
Cấu trúc của một bài mail chuyên nghiệp
Trước khi bắt đầu viết bất kỳ một email nào chúng ta cũng cần nắm rõ cấu trúc chuẩn của nó. Điều này sẽ giúp bạn có cách viết mail chuyên nghiệp và nhận được những phản hồi tích cực từ người nhận. Theo đó một email chuẩn chỉnh và cần có bố cục như sau.
Địa chỉ người nhận
Địa chỉ email của người nhận là tên hộp thư điện tử mà bạn muốn gửi thông tin cần truyền đạt đến đây. Mục này bắt buộc phải có, hơn nữa chúng ta cần phải viết chính xác tất cả các ký tự. Điều này đảm bảo việc địa chỉ đó chắc chắn nhận được thông tin mình muốn gửi.
Đặt tiêu đề trong cách viết mail
Phần tiêu đề chính là thông tin mà bạn muốn báo đến người nhận biết được nội dung bên trong thư là gì. Điều này khiến họ bị thu hút bởi email của mình ngay sau khi có thông báo gửi về máy. Đây cũng là nội dung quan trọng nhất để hộp thư của bạn được mở ra mà không bị người nhận lướt qua hoặc xóa khi check email.
Lời chào
Tại mục này, bạn có thể sử ngôn từ linh hoạt như: Kính gửi; Thân chào; Kính chào; Chào Anh/Chị/Bạn tùy theo độ tuổi, chức vụ và mức độ thân thiết giữa 2 bên. Nếu chúng ta không biết chính xác thông tin về người nhận thì tốt nhất nên sử dụng câu chào an toàn nhất là: Kính gửi : Anh/ Chị …
Nội dung email
Trong mục nội dung bạn nên sử dụng cách viết mail ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm và vấn đề muốn truyền đạt. Bởi mỗi ngày người nhận có thể đọc rất nhiều thư điện tử khác nhau. Nếu bạn muốn họ hồi âm nhanh cho mình thì nên trình bày ngắn gọn, dễ hiểu, văn phong rõ ràng và nhấn mạnh vào chi tiết quan trọng.
Chèn ảnh, tệp đính kèm
Trong hộp thư điện tử thì việc chèn ảnh, đính kèm tệp liên kết khá quan trọng, đặc biệt với những lá thư về công việc, ứng tuyển. Nội dung này thường được gắn vào cuối email để người nhận có thể tải xuống và xem dễ dàng nhất. Nó giống như tài liệu để bổ sung cho phần nội dung trong lá thư trở nên đầy đủ và chuyên nghiệp hơn.
Lời kết mail
Trong phần kết, bạn nên sử dụng cách viết mail theo kiểu gợi ý về việc liên lạc, trao đổi thêm với người nhận bằng một buổi gặp mặt trực tiếp. Chúng ta cũng có thể gửi lời cảm ơn đến sự quan tâm của người đọc thư của mình.
Chữ ký của người gửi
Bạn nên sử dụng đầy đủ họ và tên, thông tin liên lạc như tên công ty, chức vụ, số điện thoại,… Như vậy người nhận email sẽ cảm nhận được thành ý của mình cũng như bản thân tự khẳng định được sự trịnh trọng và chuyên nghiệp trong cách viết mail.
Những lưu ý đặc biệt khi viết mail
Để dễ dàng gây thiện cảm với người nhận bạn hãy trình bày mail một cách chuyên nghiệp và bài bản. Sau đây là những lưu ý quan trọng mà chúng ta cần quan tâm trong quá trình thực hiện.
Gửi đúng người đọc
Phần đầu của thân email sẽ là lời chào đến người nhận, bạn nên cố gắng tìm được tên, tuổi và chức vụ của họ để có cách dùng từ chính xác nhất. Như vậy chúng ta sẽ dễ dàng ghi dấu ấn và nhận được thiện cảm với họ trong cách viết mail.
Tiêu đề ngắn gọn, đúng trong tâm
Bất kỳ người đọc email nào cũng mong muốn nhanh chóng nắm bắt được chủ đề. Vì vậy, sau lời chào bạn nên sử dụng tiêu đề ngắn gọn, đi đúng trọng tâm tới bên nhận. Thông thường, chúng ta chỉ nên sử dụng từ 2 đến 3 dòng là phù hợp nhất với phần nội dung này.
Nên sử dụng font chữ dễ đọc
Một nguyên tắc rất quan trọng trong cách viết mail mà mọi người cần ghi nhớ là nên sử dụng font chữ dễ đọc nhất. Khi này phương án tối ưu đưa ra cho bạn hãy dùng chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, màu đen, cỡ chữ 13. Nội dung nào người viết cần nhấn mạnh thì hãy cho các màu nổi bật vào.
Cách viết mail chuyên nghiệp là không dùng từ viết tắt
Những nội dung viết tắt trong mail chắc chắn sẽ gây cản trở đến người đọc. Chúng ta chỉ dùng trừ khi nó là thuật ngữ chuyên môn quen thuộc và bạn biết chắc chắn người nhận sẽ hiểu về từ đó. Đây là vấn đề rất quan trọng giúp nội dung mail của người viết trở nên có giá trị hơn.
Văn phong chuyên nghiệp
Bạn nên sử dụng cách viết mail bằng văn phong chuyên nghiệp thể hiện được độ chuẩn mực, nghiêm túc và thể hiện rõ ràng ý định của mình. Đây là yếu tố rất quan trọng quyết định đến sự thành công trong mục đích của bạn. Nếu bản thân người viết đang còn non kinh nghiệm thì có thể nhờ đồng nghiệp, quản lý kiểm tra lại nội dung trước khi gửi.
Cách viết mail dễ hiểu là bạn nên chia nhỏ bố cục
Để người nhận dễ dàng đọc và hiểu những thông tin mà bạn muốn truyền đạt thì chúng ta nên chia nhỏ bố cục trong phần thân email. Cụ thể:
- Mục đích viết mail của bạn là gì?
- Nội dung thể hiện năng lực bản thân hoặc của tổ chức đến người nhận.
- Thành tích mà cá nhân hoặc tổ chức đã đạt được.
- Lời chúc hoặc nhắn nhủ đến người đọc email.
Ghi đầy đủ thông tin liên lạc trong phần kết email
Bạn nên sử dụng cách viết mail trong phần kết bằng một chữ ký đi kèm các thông tin liên hệ của bản thân để người nhận gắn kết khi có nhu cầu. Phần này bao gồm: họ tên, số điện thoại, chức vụ, công ty,….
Soát lại mail sau khi hoàn thành
Sau khi hoàn thành cách viết mail đến đối tác bạn nên rà soát lại một lượt để đảm bảo việc đầy đủ nội dung, thông tin, tránh sai lỗi chính tả. Đây là một trong những hành động rất thiết và tọa cho chúng ta một thói quen tốt giúp ích cho công việc. Bạn hãy đặt vào vị trí của đối phương khi nhận một email chưa hoàn chỉnh nội dung, chẳng có dữ liệu, file đính kèm để có cách trình bày tốt nhất.
Như thế nào là một văn bản mail rành mạch?
Cách viết mail là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Đối với lá thư có nội dung quan trọng và nhiều tin tức chúng ta nên bôi đậm phần lời chào để xác nhận đối tượng cần đọc. Hơn nữa bạn hãy tô đậm những phần thông tin quan trọng cần trình bày bày giúp người đọc nắm được các ý chính dễ dàng nhất.
Một trong những yếu tố bạn cần ghi nhớ trong cách viết mail là tránh dài dòng và chi chít chữ trong một đoạn văn. Điều này sẽ khiến người nhận cảm thấy ngợp thông tin và không thấy cảm tình ngay từ cái nhìn đầu tiên. Chúng ta nên chọn phong cách tối giản nhưng phải đảm bảo việc truyền tải nội dung đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ đọc hiểu.
Email thực sự là sợi dây kết nối, liên lạc hữu ích trong công việc của con người thời hiện đại. Bởi vậy thư của bạn sẽ được đánh giá cao nếu nội dung lẫn cách viết mail đều rõ ràng và phù hợp với đối tượng người nhận. Nếu đối phương là người hoàn toàn mới quen hay một khách hàng quan trọng bạn cần phải thể hiện được sự trang trọng trong cách viết.
Lời kết
Bài viết trên chúng tôi đã giúp bạn đọc tìm hiểu về cách viết mail chuyên nghiệp cũng những lưu ý quan trọng nhất. Đây là công việc rất quan trọng trong cuộc sống hiện đại ngày nay mà bất kỳ cá nhân nào cũng nên biết. Hy vọng rằng qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp bạn đọc đã cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích trong quá trình soạn mail gửi đối tác.
