Trong quá trình phát triển bản thân, chúng ta luôn phải học hỏi, trau dồi thêm nhiều kỹ năng sống quan trọng, trong đó có quản lý thời gian. Điều này sẽ giúp mọi người tập trung sức lực để nhanh chóng hoàn thành những mục tiêu quan trọng trong công việc nhưng vẫn đảm bảo cân bằng được cuộc sống. Các bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết trong nội dung bài viết hôm nay.
Tổng quan vài nét về quản lý thời gian
Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng sống quan trọng mà chúng ta phải trau dồi, rèn luyện mỗi ngày để phát triển bản thân. Cụ thể, mỗi người sẽ lên kế hoạch cụ thể và đảm bảo thực hiện xong mọi mục tiêu đề ra. Đương nhiên, các bạn cần hoàn thành đầy đủ trước hoặc trong một thời hạn nhất định để không ảnh hưởng đến những vấn đề khác trong công việc và cuộc sống.
Tiêu chí để đánh giá kỹ năng này của chúng ta có hiệu quả hay không sẽ dựa trên kết quả công việc làm ra, còn thời gian hoàn thành nhanh hay chậm chỉ là yếu tố cần thiết. Nếu mỗi người biết cách quản lý tốt thời gian sẽ rèn luyện được tính tự giác, trách nhiệm, tăng năng suất trong công việc và có thêm nhiều khoảnh khắc vui vẻ dành cho bản thân, gia đình, bạn bè.
Muốn tối ưu hóa thời gian, mỗi người nên lập danh sách những điều phải làm và cách thực hiện chi tiết ra sao để đảm bảo đúng kế hoạch, tránh bị xao nhãng vào vấn đề khác. Nếu công việc mang tính dài hạn, chúng ta cần chia nhỏ mục tiêu theo kế hoạch ngày, tuần, hoặc tháng để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ, tránh rơi vào tình trạng quá tải.
Việc quản lý thời gian hiệu quả mang đến lợi ích gì?
Khi mỗi người làm chủ thời gian của mình và biết cách sắp xếp để hoàn thành mọi công việc, mục tiêu trong cuộc sống chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích to lớn, điển hình như:
Nâng cao hiệu quả làm việc
Mỗi ngày, chúng ta cần phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau, đôi khi chỉ với thời gian 8-10 tiếng không đủ để hoàn thành hết tất cả. Vì thế, nếu bạn không biết cách sắp xếp để thực hiện cụ thể dựa theo mức độ quan trọng, cái gì nên ưu tiên làm trước chắc chắn sẽ bị bể kế hoạch.
Khi các bạn đã biết được mình cần phải làm gì, cách thực hiện ra sao sẽ không khó để tập trung toàn bộ tinh thần hoàn thành công việc với hiệu quả tốt nhất. Điều này cũng giúp chúng ta hạn chế lãng phí thời gian và năng lượng vào những thứ vô bổ, rèn luyện được thói quen suy nghĩ một cách logic, khoa học.
Giảm bớt áp lực và căng thẳng
Nếu khối lượng công việc quá nhiều mà bạn không biết cách quản lý thời gian chắc chắn sẽ cảm thấy áp lực, mệt mỏi, đặc biệt là khi thời hạn phải hoàn thành đang đến gần. Bởi vậy, khi chúng ta đã nắm bắt, thực hành tốt kỹ năng này sẽ chủ động hơn trong mọi vấn đề, dễ dàng đưa ra những quyết định sáng suốt hơn và tránh tình trạng căng thẳng quá mức cho não bộ.
Bên cạnh đó, các bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi, thư giãn với những sở thích riêng hoặc vui vẻ bên gia đình. bạn bè. Điều này giúp cho chất lượng cuộc sống của mỗi người sẽ được cải thiện đáng kể.
Thời gian dành cuộc sống và công việc được cân bằng hơn
Guồng quay của công việc bận rộn luôn khiến mọi người bị cuốn vào và không có nhiều thời gian để chăm sóc cho bản thân, gia đình. Tuy nhiên, khi biết cách quản lý hiệu quả thời gian, chúng ta sẽ lấy lại được sự cân bằng để trung hòa tất cả các yếu tố.
Loại bỏ thói quen trì hoãn
Hiện nay, có không ít người vẫn giữ cho mình thói quen trì hoãn, lảng tránh vấn đề hoặc đổ thời gian vào những điều vô bổ. Hậu quả của hành động này là không hoàn thành công việc đúng hạn, hiệu quả thấp, bỏ lỡ nhiều cơ hội thay đổi và phát triển bản thân tốt hơn.
Thậm chí, điều này còn gây tác hại đến tập thể nơi cá nhân đó làm việc và ảnh hưởng đến sự phát triển chung của xã hội. Chúng ta cần phải tạo động lực cho bản thân, rèn luyện tính kiên trì, nhẫn nại để thực hiện đến cùng mục tiêu đã đề ra trong thời hạn nhất định.
Những cách quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay
Nếu mọi người không muốn thời gian quý giá của mình trôi qua vô nghĩa trong sự lười biếng, trì hoãn vào những thứ vô bổ cần biết đến những phương pháp quản lý hiệu quả sau:
Lên list các việc cần hoàn thành trong ngày
Trước hết, chúng ta hãy học cách quản lý thời gian hiệu quả bằng những kế hoạch ngắn theo ngày, sau đó áp dụng cho các công việc cần thực hiện lâu dài. Cụ thể, các bạn cần liệt kê hết những việc hôm nay mình sẽ làm xem có gì quan trọng hơn cần phải ưu tiên hay không.
Trong quá trình liệt kê, chúng ta có thể hình dung ra công việc nào quan trọng nhất để tập trung nhiều thời gian và năng lượng hơn để hoàn thành. Đồng thời, việc này cũng sẽ đảm bảo mọi người không để sót bất kỳ vấn đề nào cần phải giải quyết.
Ưu tiên cấp độ công việc để hoàn thành đúng thời hạn
Sau khi đã liệt kê hết những việc cần làm, mọi người cần chú ý đến mức độ quan trọng và thời gian hoàn thành cụ thể. Đương nhiên, chúng ta sẽ ưu tiên những điều quan trọng và cần gấp trước làm trước để không bị vỡ kế hoạch.
Lập thời gian biểu cụ thể để quản lý
Từ kế hoạch ngày, chúng ta nên lập thời gian biểu cụ thể trong tuần để chủ động nắm bắt những công việc cần xử lý và sắp xếp thời gian dành cho bản thân, gia đình. Việc làm này sẽ giúp mọi người tận dụng triệt để lúc rảnh rỗi để không làm những việc vô bổ hoạc hỏi hỏi thêm nhiều kỹ năng sống quan trọng.
Tuân thủ giờ nào việc nấy
Khi đã lên được kế hoạch cụ thể cho từng công việc, các bạn cần đảm bảo thực hiện nghiêm khắc, hạn chế xao nhãng sang những vấn đề khác. Điều này còn giúp chúng ta rèn luyện được tính kỷ luật, tập trung toàn bộ năng lượng và sức lực để hoàn thành mọi mục tiêu trong cuộc sống một cách tốt nhất.
Linh hoạt đổi kế hoạch thực hiện công việc khi cần thiết
Kiểm soát thời gian hiệu quả không phải là việc mọi người cứng nhắc với kế hoạch mình đã đề ra từ trước. Bởi vì trong cuộc sống đôi khi cũng sẽ xảy ra những sự việc bất ngờ phát sinh khiến chúng ta phải dời lịch khi cần thiết.
Khi đã làm quen với điều này, các bạn sẽ thấy việc quản lý và thay đổi thời gian linh hoạt rất đơn giản và giúp chúng ta trở nên chủ động hơn trong mọi tình huống.
Tổng kết tiến độ hoàn thành công việc cuối ngày
Bước này vô cùng quan trọng vì nó thể hiện được kết quả bạn thực hiện mục tiêu mình đề ra đến đâu để tạo động lực tiếp tục cố gắng cho những ngày sau. Đặc biệt, với những công việc chưa hoàn thành, mọi người cần phải chủ động nhìn nhận vấn đề và rút kinh nghiệm cho lần sau để điều chỉnh hợp lý hơn.
Một số bất cập trong quá trình quản lý thời gian
Quản lý thời gian không phải là việc đơn giản và có thể thực hiện thành thực chỉ trong 1-2 ngày. Kỹ năng này cần phải mất thời gian dài để trau dồi, rèn luyện mới trở nên thành thục, giúp bạn hoàn thành mục tiêu của mình hiệu quả nhất. Sau đây là một số bất cập cơ bản nhất để mỗi người rút kinh nghiệm trong quá trình phát triển bản thân:
- Muốn kiểm soát thời gian hiệu quả đòi hỏi mỗi người cần phải có sự tự giác, kiên trì, không nản chí và tự tạo động lực cho mình hàng ngày. Bởi vì không phải lúc nào kế hoạch đưa ra cũng đảm bảo hoàn thành đúng thời gian cần thiết do nhiều yếu tố như sự trì hoãn, có việc đột xuất chen ngang,…
- Trong một số trường hợp, các kế hoạch ngắn hạn và lâu dài sẽ có sự xung đột, chồng chéo lẫn nhau do chúng ta không lên thời gian biểu tổng quát.
- Với những người chưa có kinh nghiệm về quản lý thời gian thường khá cứng nhắc, không biết cách thay đổi linh hoạt khi sự việc khác xảy ra làm ảnh hưởng đến dự định ban đầu. Điều này khiến cho chúng ta lo lắng không biết cách xử lý và nảy sinh tâm lý chán nản, buông xuôi.
- Nhiều người thường ngại tổng kết tiến độ hoàn thành công việc mỗi ngày nên chỉ làm qua loa. Hậu quả của việc này là trì hoãn, vỡ kế hoạch đến ra từ trước, thậm chí chúng ta còn bỏ sót những mục tiêu quan trọng.
Những đối tượng nên cần quản lý thời gian?
Tất cả chúng ta đều nên trau dồi và học hỏi cho mình kỹ năng này vì nó rất quan trọng và cần thiết cho cuộc sống chứ không chỉ riêng những người có khối lượng công việc lớn. Nhìn chung, mọi người nên rèn luyện cho mình cách kiểm soát thời gian từ khi còn nhỏ và thực hành liên tục để tạo được thói quen hàng ngày.
Tuy nhiên, đối tượng đang lãng phí thời gian vào việc làm vô bổ và chưa biết cách đặt mục tiêu, lên kế hoạch cụ thể cho cuộc sống của mình sẽ cần lưu tâm hơn. Bởi vì kỹ năng này sẽ giúp các bạn rèn luyện được lối tư duy tích cực, quý trọng những giá trị đích thực tạo nên lợi ích cho bản thân và xã hội để tập trung phát triển hiệu quả.
Một số phần mềm hiệu quả để bạn quản lý thời gian
Ngày nay, đã có rất nhiều phần mềm hiện đại được phát minh để giúp con người kiểm soát thời gian của mình hiệu quả. Sau đây là một số công cụ hữu ích được tổng hợp lại để chúng ta dễ dàng lựa chọn và áp dụng:
Phần mềm Asana
Asana là phần mềm quản lý thời gian và công việc hiệu quả nhất hiện nay. Người dùng có thể theo dõi tiến độ thực hiện, hoàn thành công việc của mình trên điện thoại hoặc máy tính cá nhân bất kỳ lúc nào. Ngoài ra, chúng ta còn dễ dàng những ghi chú, file đính kèm,… và nhắc nhở kế hoạch theo giờ cụ thể để đảm bảo tất cả mọi thứ đều trong tầm kiểm soát.
Phần mềm Any.do
Nếu chúng ta đang tìm kiếm những phần mềm quản lý thời gian có đa dạng tính năng thì Any.do là một lựa chọn hoàn hảo. Người dùng chỉ cần lên lịch công việc, công cụ này sẽ tự động sắp xếp lịch trình thực hiện một cách cụ thể và đồng bộ ghi chú cần thiết trên rất nhiều thiết bị khác nhau để nhắc nhở bạn.
Phần mềm AppLock
AppLock sẽ giúp chúng ta hạn chế tình trạng vào các ứng dụng khác gây mất thời gian. Các bạn có thể thoải mái tùy chỉnh về số lượng mình muốn chặn hoặc giờ và ngày trong tuần được phép truy cập.
Nhờ có AppLock, mọi người dễ dàng tập trung thời gian và năng lượng để hoàn thành mọi mục tiêu mình đã đề ra.
Lời kết
Tóm lại, quản lý thời gian là một loại kỹ năng sống quan trọng mà bất cứ ai cũng nên trau dồi và rèn luyện mỗi ngày để phát triển bản thân tốt hơn. Hy vọng rằng những kiến thức hữu ích trong nội dung bài viết hôm nay sẽ giúp các bạn hoàn thành nhanh chóng mọi mục tiêu trong công việc và cuộc sống của mình.
