Quản lý công việc thực sự đang là một kỹ năng thực sự cần thiết với mỗi người. Bởi vì đi đôi với xã hội ngày càng phát triển thì khối lượng công việc càng lớn. Nếu chúng ta không biết cách quản lý và sắp xếp công việc của bản thân một cách hợp lý thì hậu quả sẽ rất khó lường đấy! nếu bạn muốn biết làm sao để quản lý tốt công việc của mình thì hãy theo dõi bài viết sau nhé!
Quản lý công việc tốt đem lại lợi ích gì?
Quản lý, sắp xếp tốt công việc của bản thân sẽ đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích. Nhưng bạn có thật sự hiểu vì sao bạn phải sắp xếp công việc của mình không?
Quản lý công việc được hiểu là gì?
Quản lý công việc được hiểu là một kỹ năng của một cá nhân dùng để sắp xếp, tổ chức, thực hiện các công việc theo đúng logic giúp công việc tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Vậy vì sao mà mỗi cá nhân phải quản lý, sắp xếp tốt công việc? Khi hai người cùng được giao một khối lượng công việc tương đối lớn thì người biết sắp xếp công việc sẽ bố trí được thời gian hợp lý để hoàn thành xong công việc của bản thân. Ngược lại, người không sắp xếp công việc của mình sẽ rất mệt mỏi hoặc có thể bị rối loạn công việc dẫn đến chậm tiến độ công việc.
Lợi ích kỹ năng quản lý công việc mang lại
Có rất nhiều lợi ích sẽ đến với bạn khi bạn làm tốt kỹ năng này, cụ thể như sau:
- Bạn sẽ hiểu rõ hơn về công việc của mình: Việc quản lý, sắp xếp công việc phù hợp giúp bạn có thể nắm bắt nhanh chóng thông tin hơn, dự đoán những rủi ro có thể xảy ra để tránh mắc phải.
- Quản lý công việc của mình giúp làm việc hiệu quả hơn. Việc này sẽ giúp bạn tập trung vào công việc chính hơn. Bớt xao nhãng vì những tác động bên ngoài.
- Giúp bạn có nhiều thời gian nghỉ ngơi và ăn ngủ hợp lý. Có tinh thần và trở lại làm việc hiệu quả hơn sau những giờ nghỉ giải lao.
- Quản lý được tốt công việc của mình giúp cơ hội thăng tiến rộng mở. Càng thăng tiến thì công việc của bạn ngày càng nhiều. Nhưng bạn cũng sẽ không sợ hãi đương đầu với tương lai vì đã có kỹ năng này đúng không nào?
So sánh quản lý công việc thủ công và qua phần mềm
Thay vì quản lý mọi công việc thủ công như trước thì ngày nay các công ty, doanh nghiệp hoặc có khi là cá nhân đều chuyển qua quản lý các công việc thường ngày bằng các phần mềm được phát triển qua mạng internet. Vậy hai cách quản lý này có gì khác nhau?
Cách quản lý công việc thủ công truyền thống sẽ như thế nào?
Việc quản lý thủ công có vẻ hơi phức tạp và nhiều công đoạn:
- Việc quản lý công việc thủ công đều diễn ra bằng hình thức trực tiếp. Mọi số liệu liên quan đến công việc đều phải lưu vào giấy tờ. Khi cần xử lý một việc gì đó thì nhân viên phải đi tìm ở những kho chứa tài liệu khiến mất thời gian. Chưa kể việc lưu hồ sơ thủ công có thể bị đánh mất hoặc số liệu bị sai. Dẫn đến nhiều hậu quả khác.
- Hoặc quản lý phải giám sát trực tiếp từng nhân viên để coi cách làm và hiệu quả làm việc ra sao. Làm mất thời gian của người quản lý đó và còn khiến nhân viên cảm thấy áp lực, làm việc một cách ép buộc
- Việc sắp xếp công việc bằng cách thủ công còn khiến công ty, doanh nghiệp mất chi phí thuê thêm quản lý.
Dùng phần mềm quản lý công việc khác thủ công như thế nào?
Ngược lại, quản lý bằng phần mềm có phần tiện lợi hơn rất nhiều, chẳng hạn như:
- Chỉ cần một người quản lý có thể giám sát rất nhiều phòng ban khác nhau bằng phần mềm được kết nối cùng với hệ thống camera của công ty.
- Giám đốc doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng quản lý thu chi từng ngày, thậm chí là từng giờ qua phần mềm báo cáo thu chi chỉ qua một chiếc máy tính bảng hay smartphone. Không cần phải tốn tiền, phí giấy để in những bản báo cáo hàng chục trang.
- Có những phần mềm còn có thể lên kế hoạch và đồng bộ cả hệ thống. Chúng ta chỉ việc làm theo đúng như vậy và cũng sẽ có máy chấm công được kết nối và ghi nhận.
- Các thông tin và dữ liệu được dự tính, đo lường một cách chính xác. Việc này giúp cho doanh nghiệp, công ty đưa ra những dự đoán, bước đi chính xác hơn vào tương lai.
- Việc bảo mật những dữ liệu quan trọng cũng sẽ được đảm bảo hơn. Những phần mềm quản lý có bảo mật rất tốt. Vì vậy bạn đừng lo việc hacker sẽ tìm vào đánh cắp dữ liệu nhé. Những dữ liệu quan trọng thì chỉ có những người lãnh đạo và quản lý mới có được.
Tổng hợp phần mềm giúp quản lý cực kỳ hiệu quả
Ở thời đại phát triển 4.0 hiện nay, rất nhiều phần mềm quản lý thay con người về công việc được ra đời. Hầu như bây giờ mọi doanh nghiệp và công ty đều sử dụng máy móc để quản lý tất cả các công việc.
Con người chỉ là người dự đoán và ra quyết định cho công việc. Sau đây là những phần mềm quản lý công việc nổi tiếng về quản lý từ công việc tới con người được tin dùng nhất trong thời gian gần đây có thể dùng cho cả cá nhân và tập thể:
Todoist – phần mềm quản lý chủ yếu dành cho cá nhân
Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho việc quản lý tốt công việc của bản thân. Phần mềm này xuất hiện ở hầu như mọi nền tảng ứng dụng như: iOS, Chrome, Windows,… Phần mềm này sẽ sắp xếp, tính toán list công việc cụ thể cũng như thời gian thực hiện cho người dùng. Bạn chỉ cần theo dõi và làm theo là sẽ nắm rõ được năng suất làm việc của bản thân.
Zenkit – Phần mềm để quản lý các dự án và nhóm làm việc
Phần mềm này rất phù hợp để quản lý và theo dõi tiến trình của các dự án và nhóm làm việc. Ứng dụng này có thể giúp quản lý mọi công việc của bạn, thậm chí có thể lên lịch hay thông báo cho bạn về những sự kiện hoặc cuộc hẹn bạn đã note trước đó.
Paymo – Ứng dụng để ước tính chi phí và theo dõi thời gian
Đây là một ứng dụng miễn phí giúp bạn ước tính chi phí thực hiện dự án hãy chọn ra công việc nào ưu tiên phải làm trước. Phần mềm này quản lý và sắp xếp mọi thứ liên quan đến công việc của bạn một cách hợp lý, logic.
Những tổ chức nào cần quản lý công việc?
Hầu như tất cả các tổ chức từ tư nhân đến nhà nước đều phải quản lý công việc. Vì quản lý những công việc thường ngày không đơn giản như chúng ta nghĩ. Nó bao gồm cả quản lý tài chính, quản lý con người và thời gian,…
Ví dụ về tổ chức nhà nước cần quản lý và sắp xếp công việ
- Một ủy ban nhân dân huyện
- Sở kế hoạch và đầu tư của một địa phương hoặc một tỉnh nào đó
- Sở tài nguyên và môi trường của một địa phương hay một tỉnh nào đó
- Một trường học cấp 3,…
Và còn rất nhiều tổ chức nhà nước khác có mỗi cách sắp xếp và tổ chức công việc khác nhau
Tổ chức, doanh nghiệp tư nhân sắp xếp, quản lý doanh nghiệp
- Công ty môi giới chứng khoán, bất động sản rất cần đến sự sắp xếp và quản lý phù hợp.
- Công ty môi trường,…
Quản lý, sắp xếp công việc cần lưu ý những điều gì?
Để sắp xếp quản lý công việc của mình thật khoa học và hiệu quả bạn cần chú ý đến những điều cần tránh và kỹ năng cơ bản như sau:
Những điều cần tránh để quản lý được công việc tốt hơn
- Bạn không đặt mục tiêu hướng đến cho bản thân: Việc không đặt mục tiêu hoàn thành và thời gian hoàn thành sẽ dẫn đến bạn sẽ làm sai lệch so với công việc được giao và bạn sẽ rất khó hoàn thành công việc theo đúng thời gian.
- Bạn không lên danh sách những việc cần làm: Việc không lên danh sách mà bạn cần làm sẽ khiến công việc của bạn rối tung. Bạn không biết nên bắt đầu và kết thúc ở đâu khiến chính bản thân mình phung phí thời gian.
- Không dành quyền ưu tiên cho những việc quan trọng hơn: Việc này khiến bạn không thể đặt trọng tâm vào những việc quan trọng, gây lệch tiến độ và sai phương hướng làm việc
- Bạn không tự kiểm soát được những thứ gây xao nhãng xung quanh: điều này ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng tập trung của bạn đấy nhé! Làm sao bạn có thể hoàn thành xong công việc đúng thời gian khi bạn không tập trung và bị thu hút bởi những thứ bên ngoài nhỉ?
- Việc nhận vào bản thân quá nhiều công việc sẽ làm bạn mất ăn mất ngủ và từ đó sức khỏe cũng xuống dốc theo.
Những kỹ năng cần có để quản lý tốt công việc
Để quản lý công việc tốt nhất sắp xếp thứ tự mình cần làm thì bạn phải trang bị và rèn luyện cho bản thân những kỹ năng sau:
- Kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho mọi công việc: Khi bạn lên kế hoạch cụ thể, bạn sẽ biết mình bắt đầu từ đâu, tiếp theo mình sẽ làm gì và lên dự báo cho những cản trở sẽ gặp phải rồi tìm hướng giải quyết thật nhanh gọn.
- Giới hạn thời gian hoàn thành cho mỗi công việc khác nhau. Mỗi công việc bạn chỉ có thể làm trong vòng thời gian bản thân đưa ra. Nếu làm quá sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của công việc khác. Hoặc việc để ý thời gian cũng sẽ giúp bạn biết bạn đang làm tới đâu, tiến độ như nào để tập trung hơn.
- Dùng phần mềm để nhắc nhở cho bản thân khi deadline sắp đến gần. Cách này là để giúp các bạn đo lường được hiệu quả làm việc của chính mình và cũng để thúc đẩy năng suất làm việc, tránh chậm deadline. Đó là điều không ai mong muốn đúng không nào?
- Bạn phải có chế độ nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý. Sau những giờ làm việc căng thẳng bạn phải dành cho bản thân những giây phút nghỉ ngơi hợp lý để quay lại làm việc năng suất hơn nhé. Đôi lúc dừng lại nghỉ ngơi và uống một tách coffee khoảng tầm 3-4 phút cũng có thể khiến bạn tỉnh táo hơn đấy.
Kết bài
Để rèn luyện được kỹ năng quản lý công việc thì đòi hỏi bạn phải rèn luyện và trau dồi nhiều đấy nhé. Bạn hãy xem kỹ năng này như một thói quen áp dụng cho cuộc sống hàng để mọi việc không bị đảo lộn và vận hành một cách trơn tru nha!
